Persönlicher Blog von Dr. Jan Appel
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Gelungene (digitale) Kommunikation ist Glückssache? (frei nach P. Watzlawick)

So manches Mal musste ich in den letzten Wochen an den 2007 verstorbenen Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick denken, der bei der Formulierung seiner Theorien sicherlich noch nicht die erschwerenden Bedingungen im Sinn hatte, denen wir uns im Rahmen von internetbasierter Kommunikation, wie sie in den letzten Wochen exponentiell wachsend stattfindet, heute stellen müssen.

„Hallo, können Sie mich hören? – Ich kann Sie schon sehen!“
Die Facetten des Scheiterns beginnen heute schon bei der Anbahnung des Gesprächs: Welche Technik nutzen wir? Ist das mit unseren Systemen kompatibel? Muss ich da etwas installieren? Ist das auch DSGVO-konform?

Sind diese Hürden der Gesprächsanbahnung genommen, die man im „Prä-Corona-Zeitalter“ gerne technikinteressierten Kolleg*innen überlassen hatte, begibt man sich als Anwendungsneuling auf dünnes Glatteis. Fehlgeschlagene Kommunikation („Es tut mir leid, aber die Anwendung läuft bei mir nicht.“) oder eingeschränkter Funktionsumfang („Entschuldigen Sie bitte, aber ich weiß nicht wie ich meine Kamera einschalten kann“) sind unangenehm, aber gesichtswahrend zu ertragen. Man wechselt das System oder konzentriert sich auf die funktionierenden Funktionalitäten.

Unangenehmer wird es für die/den ungeübte*n Teilnehmer*in beim Teilen ungewollter Dokumente („Bitte vergessen Sie was Sie gerade gesehen haben.“) oder beim sorglosen Vergessen der permanent mitlaufenden Kamera (aus dem Parallelchat: „Popelt der Chef tatsächlich vor versammelter Mannschaft in der Nase?“).

Geübte Teilnehmer können hingegen mit immer neuen und nicht selten unnützen Features brillieren – nett wenn man sich mit einem Klick an den virtuellen Strand oder neben Angela Merkel und Jens Spahn setzt. Ambitionierte Personen können sich sogar in eine sprechende Kartoffel verwandeln. Solche Spielereien am Arbeitsplatz haben aber auch das Potenzial schief zu gehen, wie diverse Berichte in Social Media und Presse beweisen (#potatoboss)

Hundert Lösungen – es lohnt sich nicht die Beste zu suchen!
Es sind unzählige Lösungen im Einsatz: Zoom („die mit dem Sicherheitsproblem“), Skype („wird das nicht durch Teams ersetzt?“), WebEx („die Einladung kann nur unsere Teamassistenz versenden“), BlueJeans („gibt es da gar keine Umsonst-Version von?“), TeamViewer („Ist das nicht eigentlich zur Fernwartung meines Rechners?“) und viele mehr. Zum Zwecke der Kommunikation sind diese alle gut geeignet. In ihrem Funktionsumfang, Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit auf komplexe Art allerdings sehr verschieden. Die Frage nach der „richtigen“ Wahl des Kommunikationssystems kann sich zum Großprojekt entwickeln. Je nach Lizenzmodell und genutztem Umfang ist das sogar berechtigt. Die optimale Lösung hängt von vielen unternehmensindividuellen Faktoren ab. Aus der eigenen Erfahrung mit den Recherchen und Bewertung möglicher Lösungen sowie in der eigenen Anwendung in unserem Unternehmen möchte ich aber dennoch eine normative These in diesem Zusammenhang aufstellen:

Die Videokonferenzapplikation sollte nicht als isolierte Lösung betrachtet, sondern im Kontext mit mindestens zwei Interaktionskreisen gesehen werden:
Der eigenen System- und Anwendungslandschaft (sowie der zugrunde liegenden IT-Strategie) und dem Kreis der externen Kontakte

Am Ende benötigen Sie nicht das beste Videokonferenzsystem, sondern eine Anwendung, die Ihnen erfolgreiche Kommunikation im und außerhalb des Unternehmens ermöglicht. („Das nutzen wir auch!“)

Virtuelle Besprechungen sind nur ein kleiner Baustein in der Evolution der Kollaboration
Die aktuellen Veränderungen wirken wie ein Boost für die digitale Transformation in Unternehmen. Die neuen Applikationen, Tools und Möglichkeiten wiederum als Katalysator für die Entwicklung effizienterer Kommunikationswege, intelligenterer Prozessgestaltungen und automatisierter Arbeitsabläufe.

Bei Borchers & Kollegen nutzen wir seit Unternehmensgründung Microsoft Teams - sicherlich nicht unschlagbar im Bereich der Videotelefonie (vielleicht nah dran), aber aufgrund der Fülle der angeschlossenen Möglichkeiten (s. Grafik) und der (voraussichtlichen zukünftigen) Verbreitung das Werkzeug der Zukunft. Wir nutzen Teams mittlerweile wie selbstverständlich und kaum ein Bereich unseres digitalen Arbeitens lässt sich nicht in Teams integrieren.

Man kann nicht nicht kommunizieren
Egal welches Tool Sie benutzen, wer momentan sicher und mit Augenkontakt kommunizieren möchte, kommt nur schwer an einem der etablierten Videokonferenztools vorbei. Ist ein Unternehmen heute technisch nicht in der Lage zu einer zeitgemäßen Videokonferenz einzuladen, ist dies auch eine klare Botschaft.

PS.: Aktuell kann Microsoft Teams übrigens 6 Monate kostenfrei getestet werden. Eine kostenlos aber im Funktionsumfang eingeschränkte Version steht überdies dauerhaft zur Verfügung.

PPS: Für den Hinweis habe ich kein Microsoft-T-Shirt erhalten :)