M365 und die digitale Transformation
Die Implementierung von M365 in Unternehmen der Sozialwirtschaft symbolisiert einen wesentlichen Schritt in der digitalen Transformation. Als umfassendes Werkzeug für die moderne Arbeitswelt bietet M365 nicht nur neue Möglichkeiten der Kollaboration und Kommunikation, sondern auch das Potenzial, Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern. Um jedoch aus einem solchen Digitalisierungsprojekt den maximalen Nutzen zu ziehen, bedarf es einer sorgfältigen Planung und Umsetzung.
Die Bedeutung einer nutzerzentrierten Einführung
Eine erfolgreiche Implementierung von M365 beginnt mit einer nutzerzentrierten und prozessorientierten Bedarfsanalyse. Dies bedeutet, dass nicht nur die technischen Anforderungen, sondern vor allem die Bedürfnisse, Arbeitsweisen sowie die eigentliche Prozesse in den Fokus gerückt werden. Idealerweise wird zunächst eine Prozessanalyse und integrierte Prozessoptimierung mit der Einführung durchgeführt. Eine solche Herangehensweise sorgt dafür, dass M365 nicht nur als weiteres Tool gesehen wird, sondern als eine Bereicherung des Arbeitsalltags. Fehler, die aus einer rein produktorientierten Einführung resultieren – hohe Kosten und Ablenkung vom Kerngeschäft –, lassen sich so vermeiden.
Schlüssel zur digitalen Zusammenarbeit und Kommunikation
M365 stärkt die digitale Kollaboration und trägerweite Kommunikation durch die Bereitstellung eines modernen, mobilen Arbeitsplatzes. Der Erfolg dieses Ansatzes hängt jedoch maßgeblich von der Motivation der Mitarbeitenden, ihrem Zugang zu notwendigen Endgeräten und ihrer digitalen Kompetenz ab. Investitionen in eine effektive Projektkommunikation, gezielte Fortbildungen und die Etablierung von Key-User:innen, die als Multiplikator:innen und Ansprechpartner:innen dienen, sind daher unerlässlich. Eine sorgfältige Planung, inklusive Testphasen mit echten Nutzer:innen, gewährleistet, dass die angedachten Prozesse auch in der Praxis nutzerfreundlich umgesetzt werden können.
Das Potenzial von Automatisierung und Integration
Das vielleicht größte Potenzial von M365 liegt in der Möglichkeit zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und der Integration mit anderen Anwendungen. Durch einfache "low code"-Lösungen lassen sich Vorgänge innerhalb des M365-Ökosystems effizient automatisieren. Die erfolgreiche Nutzung dieser Funktionen ist allerdings stark von der vorhandenen Applikationslandschaft im Unternehmen und der Bereitschaft zur Investition in Weiterbildung und technische Infrastruktur abhängig.
Um M365 erfolgreich zu implementieren, ist es entscheidend, über den reinen Produktkauf hinaus zu denken und die Einführung als ganzheitliches Digitalisierungsprojekt zu begreifen. Eine umfassende Analyse der Use-Cases und Prozesse, eine nutzerzentrierte Einführungsstrategie, Investitionen in die digitale Kompetenz der Mitarbeitenden sowie eine ehrliche Kosten-Nutzen-Betrachtung bilden das Fundament für eine erfolgreiche digitale Transformation mit Microsoft 365. Wem das zu schwierig erscheint, sollte sich das Geld für die Lizenzen sparen.
Microsoft 365 – ein Schritt in die Cloud, der sich lohnen kann (aber nicht muss)
„Bei so einer Investition schaut auch mal der Kanzler vorbei“ sagte Bundeskanzler Olaf Scholz Mitte Februar auf einer Pressekonferenz von Microsoft. Es ging um die Ankündigung einer milliardenschweren Investition zur Weiterentwicklung und Ermöglichung von KI-Angeboten in Deutschland. Microsoft will damit seine Dominanz in den Bereichen rund um die Office-Welt weiter ausbauen. Es ist das Versprechen an die Kunden, dass man nicht nur im Bereich von Cloud (Microsoft 365) und Kollaboration (Teams) führend bleiben möchte, sondern auch im Bereich KI sich die Kunden auf Microsoft verlassen können. Für viele Unternehmen in der Altenhilfe, wird dies kein akutes Thema sein, aber ggf. ein weiteres strategisches Argument für die Einführung von Microsoft 365 (M365).